Menentukan Skala Prioritas ketika dihadapkan pada Setumpuk Pekerjaan

Kita pasti pernah dihadapkan pada setumpuk tugas, ditambah dengan deadline yang harus diselesaikan secara bersamaan, yang tidak jarang membuat kewalahan. Kita bingung tugas mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Saat dihadapkan pada situasi ini sebisa mungkin tetap tenang dan buang rasa panik. Salah satu solusinya dengan membuat skala prioritas.

Skala prioritas adalah metode yang digunakan untuk mengkategorikan tugas berdasarkan tingkat kepentingan. Kita atur tugas mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu dan tugas mana yang bisa dikerjakan setelahnya. Membuat skala prioritas dapat membantu kita mengerjakan banyak tugas secara efektif dan efisien.

Berikut cara menerapkan skala prioritas:

1. Identifikasi setiap tugas

Hal pertama ketika membuat skala prioritas adalah mengidentifikasi setiap tugas. Nilai urgensi dari setiap tugas yang ada. Buat catatan dan kelompokan setiap tugas, mulai dari yang paling penting dan mendesak, penting tidak mendesak, hingga tidak terlalu penting dan tidak mendesak. Jika semua tugas penting dan mendesak, kita perlu menilai tugas yang memiliki konsekuensi paling rendah.

2. Fokus

Agar tugas selesai sesuai deadline yang sudah ditentukan, yang harus kita lakukan adalah fokus mengerjakan tugas tersebut. Sebisa mungkin hindari gangguan yang tidak perlu agar tugas selesai tepat waktu. Mengatur jadwal kerja mulai dari durasi pengerjaan, mengorganisir setiap tugas, dan hal penting lainya adalah salah satu cara agar fokus tetap terjaga.

3. Jangan menunda-nunda

Jika sudah menyusun prioritas dari setiap tugas, hindari kebiasaan menunda-nunda. Mulai disiplin mengerjakan jadwal pekerjaan yang sudah dibuat. Jika kita masih memiliki kebiasaan menunda, dapat dipastikan pekerjaan akan terus menumpuk. Tidak akan pernah selesai dikerjakan. Jalani semua tugas berdasarkan skala prioritas yang sudah dibuat, mulai dari urutan tugas hingga durasi pengerjaannya hingga selesai, tanpa mencari-cari alasan ataupun menghindarinya.

4. Minta bantuan rekan kerja

Tidak ada salahnya meminta bantuan rekan kerja atau anggota tim. Jika kita merasa kewalahan dengan banyaknya tugas yang menumpuk dan terlalu banyak, kita dapat membagi tugas yang memiliki urgensi rendah kepada rekan kerja. Dengan mendelegasikan tugas, beban kerja yang kita pikul akan berkurang, sehingga kita dapat memaksimalkan tugas lain yang lebih penting.

Namun, yang perlu diperhatikan ketika mendelegasikan tugas jangan lupa untuk menginformasikan hal-hal apa saja yang penting terkait pekerjaan tersebut, ini bertujuan agar tugas yang mereka kerjakan minim kesalahan dan sesuai dengan apa yang kita harapkan.

5. Evaluasi

Melakukan evaluasi secara berkala sangat diperlukan untuk melihat apakah kita sudah berhasil menjalankan prioritas yang sudah dibuat. Adanya evaluasi juga dapat menilai dan memastikan apakah prioritas yang kita buat sudah optimal dan efektif, atau belum. Selain itu kita juga dapat mengecek apakah sudah berhasil menyelesaikan setiap tugas dengan prioritas yang sudah ditetapkan, apakah ada tugas yang tertunda atau terlewat, atau apakah ada hal lain yang bisa kita perbaiki dan tingkatkan.

Memiliki kemampuan menentukan prioritas saat bekerja kini sangat dibutuhkan dan menjadi salah satu keterampilan yang berharga jika mampu kita miliki, terutama ketika dihadapkan pada pekerjaan yang sedang menumpuk.